Je mailbox bijhouden is niet moeilijk. Je leest, verwijdert en stuurt wat mailtjes. Maar je voelt je wél lekker productief: van volle mailbox naar lege mailbox. Dat is lekker, toch? Niet helemaal. Voor elk mailtje dat je stuurt, krijg je er (in de meeste gevallen) namelijk ook weer eentje terug. En dan zit je toch weer met een volle mailbox. In het McKinsey-rapport uit 2012 werd zelfs vastgesteld dat werknemers ongeveer 28% van hun tijd op kantoor besteden aan het reageren, lezen en het opstellen van mailtjes. De gemiddelde persoon controleert zijn of haar e-mail meer dan zeventig keer per dag tot een maximum van 350 keer. Holy, moly!
Het constant lezen en beantwoorden van mailtjes is eigenlijk helemaal niet zo productief. Sowieso niet omdat het niet is waar je voor bent aangenomen of ingehuurd (tenzij je bij een klantenservice werkt), maar ook niet omdat je constant geprikkeld wordt door mailtjes. Prikkels maken je hoofd voller en je energieniveau lager. Hoe minder prikkels, hoe beter je aan ingewikkelde of creatieve taken kunt werken. Genoeg redenen om je werkdag niet te laten domineren door je mailbox, dachten we zo. Maar hoe doe je dat precies?
Prioriteiten stellen
“De eerste stap is duidelijke prioriteiten stellen,” zegt Paul Argenti in Harvard Business Review. “Schrijf je taken op in kleine hapklare deeltjes en bedenk welke taken, je op welk moment gaat doen. Welke taak moet nú en wat kun je op een later moment nog doen?” Een handige tool daarvoor is de timemanagement-matrix van timemanagementgoeroe Stephen Covey. Hij plaatst taken in vier verschillende kwadranten:
Kwadrant 1: taken die urgent en belangrijk zijn. Bijvoorbeeld het halen van een harde deadline of het oplossen van een crisis.
Kwadrant 2: taken die belangrijk maar niet zo urgent zijn. Denk aan netwerken, plannen en voorbereiden.
Kwadrant 3: taken die urgent maar niet belangrijk zijn. Dit is waar mailtjes vaak onder vallen, maar ook sommige vergaderingen.
Kwadrant 4: taken die niet urgent én niet belangrijk zijn. Dit spreekt wel voor zich.
>> Mensen die geld uitgeven aan ervaringen zijn gelukkiger
Vergeet kwadrant 2 niet
“Bij de meeste mensen gaat er veel tijd zitten in kwadranten 1 en 3 (emails!). Als je vooral bezig bent met kwadrant 4, gaat er iets niet helemaal goed. Probeer deze taken dus te schrappen. Kwadrant 2 krijgt vaak juist veel te weinig aandacht. Dit zijn de taken waar je de tijd voor moet nemen, je hersenen voor moet gebruiken en voor moet plannen,” aldus Argenti. Het voordeel van deze methode is dat je takenlijsten maakt waarmee je je tijd nuttig besteedt. Je werkdag wordt er waarschijnlijk een stuk productiever van, je gaat naar huis met een tevreden gevoel en je bent geen slaafje meer van je mailbox. Wat wil je nog meer?
