Dit is de manier om prioriteiten te bepalen
Stel jezelf de vraag: moet ik dit nu doen?
© Westend61
We zitten op de basisschool, daarna de middelbare school en doen daarna vaak nog een opleiding. We leren hier van alles, maar we leren hier niet om te werken. Best gek eigenlijk, want hoe kun je nou weten hoe je je agenda moet indelen en hoe je prioriteiten moet stellen? Een overvolle agenda en een never ending to-do lijst. Herken jij dit? We hebben iets voor je wat al heel veel anderen heeft geholpen. Het enige wat je moet doen is deze vraag onthouden: Moet ik dit nu doen? Stel jezelf vervolgens deze vraag op vijf verschillende manieren in onderstaande volgorde:
1. Moet ik dit nu doen?
Hier bepaal je of er een actie nodig is. Moet er überhaupt iets gedaan worden? Niet altijd zit de oplossing voor het probleem in een actie die je moet uitvoeren. De meeste problemen lossen zich vanzelf op. Denk maar aan alle vragen die je krijgt in je inbox en leest na je vakantie. Als je terug bent is het vaak al niet meer nodig.
2. Moet ik dit nu doen?
Hier bepaal je hoe belangrijk het is. Is er een noodzaak om dit te doen of is het meer iets voor het lijstje ga-ik-doen-in-de-dagen-tussen-kerst-en-oud-en-nieuw. Soms doe je het ook simpelweg omdat het je gevraagd wordt. Wees je hiervan bewust en denk na of je soms niet iets te vaak ja zegt tegen een taak waar misschien helemaal geen noodzaak voor is?
3. Moet ik dit nu doen?
Hier bepaal je of jij zelf de actie moet doen. Ben jij daadwerkelijk de meest geschikte persoon om deze actie uit te voeren of is het veel logischer om de actie te delegeren aan iemand anders? Wanneer mensen een team gaan leiden blijven ze vaak een hoop taken zelf doen. Dit is de grootste valkuil van een beginnend teamleider. De manier bij uitstek om tijd te winnen in je dag is om iets wel te doen, maar niet zelf.
4. Moet ik dit nu doen?
Hier denk je na over wat de eerstvolgende actie is. Wat moet er nu als eerste stap gebeuren? Is er een alternatief? Ga je een e-mail sturen of loop je langs? Vaak scheelt het laatste een hoop tijd. Soms is het verstandiger om even te wachten en eerst te overleggen met je manager.
5. Moet ik dit nu doen?
In een eerdere vraag heb je bepaald hoe belangrijk de vraag is. Nu bepaal je de urgentie. Kan het wachten? Veel vragen worden veel dringender gebracht dan ze in werkelijkheid zijn. Vraag daarom altijd door om erachter te komen wat de deadline is en of die persoon er vervolgens ook daadwerkelijk gelijk wat mee gaat doen. Je wil het niet laten gebeuren dat jij het hele weekend door knalt op een presentatie en vervolgens twee weken later pas feedback krijgt.